Jak skuteczny proces realizacji przekłada się na brak reklamacji?
Fakty są takie: od 2021 roku nie odnotowaliśmy reklamacji dotyczącej wykonania produktu niezgodnie z zatwierdzonym projektem.
W skali kilkuset realizacji rocznie uznajemy to za bardzo dobry wynik. Jak udało nam się to osiągnąć? Poniżej uchylamy rąbka tajemnicy i prezentujemy dokument, który jest związany z całym zamówieniem.
Mowa tutaj o naszej karcie produktu. Karta produktu jest trzonem każdego zamówienia. Powstaje ona według ściśle określonego schematu, dzięki któremu jest przejrzysta dla Klienta oraz efektywna podczas procesu produkcji: od przygotowania oferty, przez jej akceptację, czynności produkcyjne, nanoszenie zdobień i personalizację, aż po wysyłkę.
Etap 1
Zacznijmy od początku: pierwszym etapem zamówienia jest zawsze rozmowa z Klientem. Określamy wtedy jakie produkty powinny się znaleźć w ofercie oraz doradzamy w zakresie wyboru najlepszej techniki naniesienia logo lub grafiki Klienta na produkt. Efektem takiej rozmowy jest wstępna karta produktu połączona z wyceną.
Przygotowana na tym etapie karta produktu określa najważniejsze informacje o produkcie, takie jak:
- typ oraz gramaturę dzianiny,
- szczegóły wykonania bluz takie jak: typ oraz kolor sznurka przy kapturze, kolorystyka poszczególnych elementów bluzy,
- informację dot. zdobień, ich umiejscowienie oraz wymiary,
- wizualizację,
- wycenę.
Etap 2
Po akceptacji projektu oraz wyceny przechodzimy do wyboru kolorów bluz oraz wpisania rozmiarów. Chcąc uprościć cały proces zamawiania odzieży udostępniamy link do arkusza z tabelą do wpisania rozmiarów. Na tym etapie nadajemy też indywidualny numer zamówienia.
Wiemy, jaka jest rzeczywistość i czasami zebranie rozmiarów od zespołu jest zadaniem karkołomnym, szczególnie gdy firma ma kilka lub kilkanaście placówek w różnych częściach kraju. W takim przypadku tworzymy spersonalizowane formularze, żeby osoba zarządzająca daną lokalizacją mogła wygodnie wpisać rozmiary lub nawet, żeby każdy pracownik sam mógł wybrać swój rozmiar i kolor bluzy.
Efektem finalnym jest jednak zawsze tabela rozmiarów zgodna z powyższym standardem. Jeżeli wysyłka jest podzielona na różne lokalizacje, tworzymy załącznik z rozpiską, które produkty będą wysyłane do której lokalizacji.
Po zebraniu rozmiarów uzupełniamy kartę produktu o numer zamówienia, rozmiary oraz ustalamy termin dostawy zamówienia do Klienta.
Etap 3
Efektem końcowym tego etapu jest finalna karta produktu, którą wysyłamy Klientowi do akceptacji. Na jej podstawie wystawiamy też później fakturę.
To jest ostateczna wersja karty produktu, którą widzi Klient. Teraz zaczyna się nasze najważniejsze zadanie - skoordynowanie produkcji, tak żeby Klient otrzymał te produkty, które zamówił w deklarowanym terminie. Karta produkcji przybiera w tym momencie postać papierową i podąża za zamówieniem od krojowni, przez hafciarnię lub drukarnię, po szwalnię i pakowalnię.
Po przejściu całego procesu produkcji wygląda ona mniej więcej tak:
